Microsoft Excel: Características, ¿Para qué sirve?, Ventajas y Desventajas [Actualizado]

Excel es una aplicación de hojas de cálculo con capacidad de base de datos, muy versátil que forma parte de la suite de oficina de Microsoft, la cual es sumamente utilizada en el área diversos campos como financieros, contables, estadísticos y matemáticos.

Características

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo. El programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas (intersección de las filas y columnas), y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas.

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), – (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (potenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma, Promedio, Buscar, etc.

La extensión de archivo por defecto de formato Excel puede ser .xls, .xlsx, .xlsm o .xlsb.

Ventajas de Excel

• Contiene un editor de Visual Basic para programar rápidamente
• Creación de listas
• Elaboración de gráficos de manera rápida y sencilla

• Facilidades de impresión siendo posible revisar previamente la impresión en pantalla. Puede imprimir vertical y horizontalmente
• Los archivos pueden ser protegidos con una contraseña para mayor seguridad
• Maneja encabezados y pies de página, títulos, márgenes, numeración automática de páginas, inserción automática de fecha y hora
• Permite manipular información directamente, moviendo o cambiando tamaño objetos
• Permite ver dos o más aplicaciones en la pantalla al mismo tiempo
• Realización de operaciones aritméticas con fórmulas
• Realización de tablas dinámicas
• Se puede filtrar datos
• Se puede ordenar datos fácilmente
• Se trata de una aplicación portátil. Puede ser enviada por correo electrónico y se puede sincronizar con los PDA.

• Separación de tablas de texto en columnas

Desventajas de Excel

• Algunas personas consideran a los gráficos insuficientes o de mala calidad
• Es un programa de pago que no tiene un precio económico al alcance de todos
• Es un programa incapaz de manejar fechas anteriores a 1990
• La información se puede perder cuando la aplicación se divide en demasiados archivos
• Los archivos ocupan mucho espacio
• Los virus se pueden adjuntar a un archivo de Excel a través de los macros
• No es una aplicación de la que uno pueda ser autodidacta, sino que en general se necesitan cursos para poder sacarle el partido necesario
• No es útil a nivel doméstico
• No funciona para ser personalizado con subconjuntos financieros
• Se debe introducir manualmente cada operación

• Se requiere, por sus necesidades, de un ordenador potente y en buen estado
• Solamente es compatible con Windows y Mac
• Suele presentar errores inesperados que hacen que el programa se cierre de forma abrupta y se pierdan datos irrecuperables

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