Desde su lanzamiento, Docs se convertido en una herramienta de gran utilidad, encarrilándose como una de las principales herramientas web, sobre todo para empresas que necesitan inmediatez al momento del intercambio de información. Mediante Google Docs es posible editar los archivos en línea, teniendo garantizada la seguridad de los documentos gracias a que todo lo realizado en el programa se almacena en los servidores de Google.
El acceso a la información desde cualquier lugar y en todo momento es una necesidad en nuestros días, es por eso que poco después de su lanzamiento, Google Docs presentó su versión para los teléfonos celulares, desde la cual se pueden realizar las mismas funciones que en la versión web.
Además de las ventajas mencionadas, Google Docs permite el almacenamiento de los documentos en diferentes formatos, así como la posibilidad de realizar un trabajo entre varios usuarios a la vez.
Pero como todos los programas, Google Docs presenta ciertas desventajas, como el tamaño de los archivos que se pueden intercambiar. Los documentos de texto no deben pesar más de 500 KB, aunque se asignan 2 MB para las imágenes adjuntas. Así también las hojas de cálculo tienen como límite 10 mil filas, 256 columnas, 100 mil celdas y 40 hojas y por último, las presentaciones solo se pueden importar si su tamaño es menor o igual a los 10 MB.
En la actualidad, las casi 3 millones de empresas que usan Docs demuestran que a pesar de las limitaciones, es una herramienta que desde su aparición le ha ahorrado más de un dolor de cabeza a sus usuarios.