Las herramientas ofimáticas son un conjunto de programas y aplicaciones que tienen la función de facilitar, optimizar, automatizar y mejorar las tareas relativas al trabajo de oficina, a través de la informática.
Características
Las herramientas ofimáticas ayudan a la optimización del trabajo administrativo y a su eficiente gestión.
Estas herramientas permiten idear, crear, almacenar, manipular, organizar y transmitir información de forma eficiente y rápida.
Pueden ser locales o de escritorio u online o en la nube.
Son fáciles de usar para casi todos los empleados de una oficina.
Permiten el trabajo en equipo y la colaboración en tiempo real.
Permiten analizar datos complejos y generar informes detallados.
Ayudan a mantener un seguimiento eficiente de tareas, proyectos y eventos, y facilitan el almacenamiento y la búsqueda de información.
Ventajas
Mejoran la productividad y permiten una mejor organización.
Generar ahorro en el tiempo de trabajo y esfuerzo.
Mejoran la atención de los clientes.
Mejoran la presentación de la información.
Tipos
• Agendas o calendario
Permiten planificar y realizar seguimiento detallado de tareas así como tener una visión general de fechas, eventos importantes y plazos.
• Bases de datos
Herramientas que permiten recopilar, organizar, almacenar datos e información estructurada sobre personas, productos, pedidos, etc y conectarlos entre sí en una unidad lógica.
• Correo electrónico
También conocido como email o mensajería electrónica es un método de comunicación que utiliza dispositivos electrónicos para entregar mensajes a través de redes informáticas.
• Diseño de publicaciones
Herramientas que permiten elaborar atractivas publicaciones digitales o para impresión.
• Hojas de cálculo
Herramientas para crear documentos que permiten manipular, analizar y visualizar datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, columnas y filas.
• Mensajería instantánea y comunicación
Programas de comunicación basados en texto, donde dos o más personas entablan una conversación en tiempo real, a través de dispositivos conectados a Internet, como computadoras, celulares y tablets. También pueden incluir imágenes, video o audio.
• Presentaciones multimedia y de diapositivas
Herramientas para realizar presentaciones multimedia con finalidad informativa. Permiten hacer uso de texto, imágenes, gráficos, animaciones, sonido, video y efectos de transición.
• Procesadores y editores de textos
Software con múltiples funcionalidades para la redacción, con diferentes tipografías, tamaños de letras o caracteres. Permiten crear, editar, almacenar e imprimir documentos de texto.
Ejemplos
• Apache OpenOffice Base
Sistema gestor de bases de datos. Permite crear y modificar tablas, formularios, consultas e informes.
• Apache OpenOffice Calc
Programa de hoja de cálculo para creación, presentación y análisis de datos.
• Apache OpenOffice Draw
Editor de gráficos vectoriales para crear diagramas.
• Apache OpenOffice Impress
Programa de edición de presentaciones multimedia y de diapositivas.
• Apache OpenOffice Writer
Procesador de texto multiplataforma.
• Gmail
Correo electrónico seguro, gratuito y sencillo de Google que permite mejorar la productividad, organizar tareas y mantenernos en contacto.
• Google Calendar
Agenda y calendario electrónico de Google para programar rápidamente reuniones y eventos así como recibir recordatorios. Brinda la posibilidad de sincronizarlo con los contactos de Gmail de manera que podamos invitarlos y compartir eventos.
• Google Docs
También conocido como Documentos de Google, es un procesador de texto en línea que permite editar documentos y compartirlos para colaborar con otras personas.
• Google Drive
Herramienta que permite almacenar archivos y documentos de forma segura, y compartirlos en línea.
• Google Forms
Herramienta que permite crear formularios, encuestas y cuestionarios en línea con varios tipos de pregunta.
• Google Keep
Aplicación de notas que facilita el apunte y organización de ideas o listas. Permite guardar fotos, recibos, documentos y recordatorios de voz.
• Google Meet
App de videoconferencias y llamadas para organizar conversaciones importantes.
• Google Sheets
Herramienta de Google que permite crear hojas de cálculo en línea, editarlas y colaborar con otros usuarios.
• Google Slides
También conocido como Presentaciones de Google es un generador de presentaciones de diapositivas online.
• LibreOffice Calc
Aplicación de hoja de cálculo online para calcular, analizar y gestionar datos.
• LibreOffice Impress
Herramienta para crear diapositivas y presentaciones multimedia efectivas que pueden incluir gráficos, objetos de dibujo, texto, multimedia y muchos otros elementos.
• LibreOffice Writer
Herramienta de procesamiento de textos y autoedición.
• Microsoft Access
Software de creación, gestión y administración de base de datos.
• Microsoft Excel
Software de hojas de cálculo, análisis y visualización de datos. Permite usar cálculos, gráficas y tablas calculares.
• Microsoft OneNote
Aplicación para tomar notas digitales. Permite ordenar ideas, realizar mapas conceptuales, tareas pendientes, dibujos y revisar anotaciones.
• Microsoft Outlook
Programa informático gestor de correo electrónico.
• Microsoft Publisher
Editor de maquetación para diseñar publicaciones de texto e imagen con apariencia profesional.
• Microsoft Teams
Plataforma de comunicación y colaboración entre personas de un mismo equipo, empresa u organización, que combina chat, reuniones de video y almacenamiento de archivos.
• Microsoft Visio
Software de diagramación, creación y visualización de diagramas de flujo, organigramas y gráficos vectoriales.
• Microsoft Word
Software para procesamiento de textos. Permite crear, editar, leer e imprimir documentos.
• Slack
Herramienta de administración de trabajo y mensajería instantánea para empresas.
• Trello
Herramienta de gestión y administración de proyectos de manera colectiva. Esta plataforma se basa en un sistema de tableros, listas y tarjetas que permiten a los usuarios visualizar y organizar su trabajo de manera eficiente.